KlasBusWersja 1.0 z 8 września 2026 r.
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane są wykorzystywane w KlasBus, kto może mieć do nich dostęp i jak skorzystać ze swoich praw. Dotyczy strony klasbus.pl, kont, kontaktu z obsługą, ogłoszeń i funkcji aplikacji. Zasady przetwarzania dokumentów oraz innych danych wprowadzanych przez firmy opisuje także umowa powierzenia danych.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych przetwarzanych na potrzeby prowadzenia KlasBus jest Emil Brociek, Strzelce 37B, 56-410 Dobroszyce, Polska — operator serwisu. W sprawach danych osobowych, dostępu do danych, sprostowania i usunięcia można napisać na kontakt@klasbus.pl, zadzwonić pod numer +48 781 476 157 lub przesłać pismo na powyższy adres.
W przypadku dokumentów, danych kierowców, pracowników, kontrahentów i uczestników przewozów wprowadzonych do narzędzi pracy o celach przetwarzania decyduje firma, osoba fizyczna lub inny podmiot korzystający z tych narzędzi. To on jest administratorem tych danych, a KlasBus wykonuje jego polecenia jako podmiot przetwarzający. Zależy to od rzeczywistego sposobu użycia, a nie wyłącznie od wybranej w interfejsie nazwy konta „zwykłe” lub „firmowe”. Dane użytkownika konta, bezpieczeństwa usługi i rozliczeń operator przetwarza w zakresie własnej odpowiedzialności. Jedna osoba może występować w obu tych kontekstach.
2. Jakie dane wykorzystujemy
Zakres zależy od wybranych funkcji i informacji podanych przez użytkownika:
- Konto i profil: adres e-mail, nazwa użytkownika, dane uwierzytelniania i identyfikator konta, imię i nazwisko, telefon, preferowany język i waluta oraz dane organizacji, w tym nazwa, adres, miejscowość, województwo i NIP, jeżeli zostały podane.
- Przestrzeń firmy: role i uprawnienia członków zespołu; dane kierowców, ich kontakt, data urodzenia, zdjęcia, uprawnienia i terminy ważności dokumentów; harmonogramy, przypisania do pojazdów, trasy, zlecenia, stawki i obliczenia wynagrodzeń; dane organizatorów i inne informacje zawarte w dodanych dokumentach. Użytkownik powinien wprowadzać tylko dane potrzebne do konkretnego zadania.
- Ogłoszenia i wizytówki: treść oferty, zdjęcia, dane kontaktowe, lokalizacja i inne informacje przeznaczone przez publikującego do udostępnienia, a także zapisane ulubione ogłoszenia.
- Wiadomości: korespondencja z obsługą i innymi użytkownikami, dane nadawcy i odbiorcy, temat sprawy oraz terminy i statusy wiadomości.
- Abonament: wybrany pakiet, identyfikatory klienta, transakcji i subskrypcji, informacje o statusie, okresie rozliczeniowym, kwocie i walucie oraz zdarzenia potrzebne do przyznania albo zmiany dostępu. Dane rozliczeniowe przekazywane przy zakupie otrzymuje również Paddle.
- Dane techniczne: adres IP, data i czas połączenia, adres odwiedzanej strony lub wywołanej funkcji, rodzaj przeglądarki i urządzenia, informacje o błędach i próbach logowania, identyfikatory sesji oraz ustawienia zapisane w przeglądarce.
Dane pochodzą bezpośrednio od użytkownika, z jego przeglądarki, od upoważnionego przedstawiciela firmy, od uczestnika rozmowy oraz — w zakresie zakupu — od Paddle. Jeśli pracodawca lub kontrahent dodaje cudze dane do KlasBus, powinien poinformować tę osobę o przetwarzaniu i mieć odpowiednią podstawę prawną.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa przetwarzania |
|---|---|
| Założenie i obsługa konta, udostępnianie zamówionych funkcji, realizacja zakupu i obsługa subskrypcji użytkownika będącego stroną umowy | Wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Obsługa przedstawiciela lub pracownika organizacji będącej klientem, zarządzanie jego dostępem i kontakt w sprawie umowy | Prawnie uzasadniony interes operatora i organizacji polegający na sprawnej realizacji umowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Publikacja zamówionego ogłoszenia lub wizytówki i dostarczenie wiadomości pomiędzy użytkownikami | Wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w odniesieniu do służbowych danych przedstawiciela także interes w umożliwieniu kontaktu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Odpowiedzi na pytania, pomoc techniczna i rozpatrywanie zgłoszeń | Wykonanie umowy, gdy zgłoszenie jej dotyczy; w pozostałym zakresie interes w udzieleniu odpowiedzi — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO |
| Wykonywanie obowiązków dotyczących reklamacji, rozliczeń, dokumentacji i ochrony danych | Obowiązek prawny w zakresie mających zastosowanie przepisów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, diagnostyka awarii, ustalanie i ochrona roszczeń | Prawnie uzasadniony interes w ochronie usługi, użytkowników i praw operatora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Włączenie opcjonalnego tłumaczenia zewnętrznego | Zgoda udzielona przy włączeniu tej funkcji — art. 6 ust. 1 lit. a RODO; jej brak nie blokuje polskiej wersji aplikacji |
| Dane, które firma powierza KlasBus w dokumentach i narzędziach pracy | Udokumentowane polecenia firmy oraz umowa powierzenia; właściwą podstawę przetwarzania danych określa firma jako ich administrator |
Podanie danych konta jest dobrowolne, lecz dane oznaczone jako wymagane są potrzebne do jego utworzenia i korzystania z danej funkcji. Brak danych niezbędnych do rozliczenia może uniemożliwić zakup. Dane dodatkowe można pominąć. Akceptacja regulaminu nie jest zgodą na dowolne wykorzystanie danych ani zgodą marketingową.
KlasBus nie sprzedaje danych osobowych użytkowników i nie udostępnia prywatnych dokumentów w celu reklamy innych podmiotów. Nie wykorzystuje powierzonych dokumentów firmowych do trenowania modeli sztucznej inteligencji ani do tworzenia reklamowych profili użytkowników.
4. Kto może mieć dostęp
Prywatne dane konta i dokumenty firmowe nie są przeznaczone do publicznego wglądu. Po stronie operatora dostęp administracyjny jest dopuszczalny tylko w zakresie potrzebnym do utrzymania usługi, pomocy na zgłoszenie, bezpieczeństwa, wykonania obowiązku prawnego albo obsługi prawidłowo zgłoszonego żądania. Osoby dopuszczone przez operatora do obsługi są zobowiązane do poufności i nie mogą wykorzystywać danych do własnych celów.
Dostęp może przysługiwać także:
- właścicielowi konta i osobom, którym firma nadała odpowiednie uprawnienia do swojej przestrzeni;
- odbiorcy wiadomości — w zakresie treści, którą do niego wysłano;
- dostawcom infrastruktury i obsługi działającym w niezbędnym zakresie: Supabase — konta, baza i przechowywanie plików; Vercel — hosting i obsługa funkcji serwerowych; OVHcloud — poczta kontaktowa;
- Paddle i współpracującym dostawcom płatności, przy obsłudze zakupu, rozliczeń, zwrotów i zapobieganiu oszustwom; Paddle występuje również jako odrębny administrator danych, zgodnie z własną polityką prywatności;
- uprawnionym organom, jeżeli obowiązek przekazania wynika z prawa, oraz doradcy prawnemu, gdy wymaga tego konkretna sprawa i właściwa podstawa przetwarzania.
Treści oznaczone do publikacji, w tym ogłoszenia, zdjęcia i dane kontaktowe w publicznej wizytówce, mogą zobaczyć wszyscy odwiedzający. Mogą je także indeksować wyszukiwarki. Nie należy zamieszczać tam skanów dokumentów tożsamości, prywatnych danych pracowników ani cudzych danych bez uprawnienia. Usunięcie treści z KlasBus nie daje operatorowi kontroli nad kopiami wcześniej wykonanymi przez osoby trzecie; w uzasadnionych przypadkach podejmujemy działania wymagane przepisami dotyczące takich kopii.
5. Mapy, płatności i usługi zewnętrzne
Mapy pobierają treści z OpenStreetMap. Wyświetlenie mapy może przekazywać dostawcy adres IP, dane techniczne połączenia i informację o oglądanym obszarze. Wyszukiwanie miejsc i planowanie przejazdów korzysta także z usług geokodowania Photon/Komoot i wyznaczania tras OSRM. Przekazywane są zapytania lokalizacyjne lub współrzędne potrzebne do obliczenia trasy. Nazwisk, telefonów ani treści prywatnych dokumentów nie należy wpisywać w wyszukiwarkę miejsc. Prywatność OpenStreetMap, prywatność Komoot.
Grafiki ilustracyjne mogą być pobierane z Unsplash. Ich serwer otrzymuje dane techniczne niezbędne do dostarczenia obrazu, np. adres IP i informacje o przeglądarce. Otwarcie kasy uruchamia usługi Paddle, które przetwarzają dane potrzebne do bezpiecznej obsługi płatności zgodnie z własnymi zasadami.
Opcjonalne tłumaczenie Google uruchamia się po odrębnym wyborze użytkownika. Może przekazywać Google widoczną treść strony i dane techniczne; treść ta może obejmować dane kierowców, dokumentów i wiadomości wyświetlane w przestrzeni firmy. Włączaj je tylko wtedy, gdy masz prawo przekazać te informacje. W przypadku danych powierzonych przez firmę jest to wybór zewnętrznej funkcji przez jej uprawnionego użytkownika, który musi odpowiadać instrukcjom firmy; sama zgoda użytkownika na skrypt nie zastępuje podstawy przekazania cudzych danych. Możesz odmówić lub wycofać zgodę w ustawieniach języka, wracając do polskiej wersji i wyłączając tłumaczenie. Zatrzymanie działania załadowanego skryptu wymaga przeładowania strony, które wykonuje aplikacja. Wycofanie nie zmienia zgodności wcześniejszego przetwarzania z prawem. Polityka prywatności Google.
6. Dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Główny projekt bazy danych Supabase KlasBus jest skonfigurowany w regionie Irlandii. Nie oznacza to, że wszystkie dane i wszystkie czynności obsługi pozostają wyłącznie w Polsce albo w Unii Europejskiej. Supabase, Vercel, Paddle oraz niektórzy dostawcy treści korzystają z międzynarodowej infrastruktury i podmiotów obsługujących usługi.
Transfer wykonywany przez operatora lub na jego zlecenie wymaga mechanizmu z rozdziału V RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, jeżeli obejmuje dany transfer, albo standardowych klauzul umownych wraz z wymaganą oceną i dodatkowymi zabezpieczeniami. Operator zobowiązuje się zapewnić właściwe warunki przed przekazaniem danych do dalszego przetwarzania. Dokumenty dostawców opisują ich role i zakres zastosowania: Supabase — powierzenie danych, Vercel — powierzenie danych, OVHcloud — ochrona danych. Samo umieszczenie odnośnika nie oznacza, że każda oferta danego dostawcy obejmuje identyczne warunki powierzenia.
Informacje o mechanizmie dotyczącym Twoich danych i kopię właściwych zabezpieczeń można uzyskać pod adresem kontakt@klasbus.pl, z ochroną tajemnic i danych innych osób. Dostawca będący odrębnym administratorem, np. Paddle, odpowiada za własne zasady transferów i podaje je w swojej polityce.
7. Jak długo przechowujemy dane
| Kategoria | Okres albo kryterium zakończenia przechowywania |
|---|---|
| Dane konta i ustawienia | Przez czas utrzymywania konta. Po skutecznym żądaniu zamknięcia usuwamy aktywne dane zbędne do innych zgodnych z prawem celów, bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w ciągu 30 dni. Termin odpowiedzi na żądanie RODO określa punkt 9. |
| Dane powierzone w przestrzeni firmy | Do wykonania polecenia usunięcia albo zakończenia świadczenia usługi i zwrotu lub usunięcia danych na zasadach umowy powierzenia. Samo wyłączenie odnawiania abonamentu nie jest żądaniem usunięcia konta. |
| Ogłoszenia i publiczne wizytówki | W widoku publicznym do wycofania publikacji, usunięcia przez uprawnionego użytkownika albo zakończenia publikacji na zasadach regulaminu. Dane pozostawione jako robocze są przechowywane w ramach konta. |
| Wiadomości i obsługa spraw | Przez czas prowadzenia rozmowy lub zgłoszenia. Po usunięciu rozmowy albo zamknięciu konta pozostawiamy wyłącznie informacje potrzebne do rozliczenia, reklamacji lub konkretnego roszczenia, w okresach wskazanych poniżej. |
| Dowody umowy, rozliczeń, reklamacji i roszczeń | W niezbędnym zakresie do upływu właściwego terminu przedawnienia; dla roszczeń o świadczenia okresowe i związanych z działalnością gospodarczą zasadniczo 3 lata, a dla innych roszczeń cywilnych zasadniczo 6 lat, liczone zgodnie z Kodeksem cywilnym. Zawieszenie lub przerwanie przedawnienia i trwające postępowanie mogą zmienić ten termin. Nie oznacza to przechowywania całej zawartości konta przez ten czas. |
| Dokumenty objęte obowiązkiem ustawowym | Przez okres nakazany właściwym przepisem; w odniesieniu do własnych dokumentów podatkowych operatora zasadniczo do przedawnienia zobowiązania podatkowego, liczonego według Ordynacji podatkowej. Dane rozliczeniowe Paddle podlegają także obowiązkom Paddle jako sprzedawcy. |
| Rutynowe logi techniczne | W aktualnej konfiguracji standardowe logi API i bazy Supabase obejmują 1 dzień, a logi wykonania funkcji Vercel — 1 godzinę. Nie są to okresy przechowywania dokumentów użytkownika ani wszystkich danych przetwarzanych przez dostawców we własnych celach. Informacje wyodrębnione z powodu konkretnego incydentu przechowujemy do jego wyjaśnienia, a następnie wyłącznie w zakresie i okresie potrzebnym do obowiązku prawnego lub roszczenia. |
| Kopie awaryjne | Bieżący wariant usługi bazy nie zapewnia operatorowi standardowych codziennych kopii dostępnych w płatnych planach Supabase. Jeżeli operator tworzy odrębne kopie przy czynnościach obsługi, ich termin usunięcia określa przy utworzeniu, maksymalnie na 30 dni, chyba że konkretna kopia jest niezbędnym dowodem incydentu lub roszczenia. Kopie nie służą dalszemu normalnemu używaniu usuniętych danych; po odtworzeniu uwzględniamy wykonane żądania usunięcia. |
| Ustawienia w przeglądarce | Do ich zmiany, usunięcia przez użytkownika, wygaśnięcia danego mechanizmu lub zastąpienia nową wartością. Niektóre ustawienia lokalne pozostają po wylogowaniu. |
Cykl rotacji infrastruktury zależy od rodzaju danych i używanej usługi; obejmuje bieżące okno logów oraz okres odtwarzania kopii, a nie nieograniczone archiwizowanie całej zawartości konta. Parametry usług opisują Supabase — kopie danych, Supabase — logi i Vercel — okresy logów. Jeżeli potrzebujesz informacji dotyczącej konkretnego usunięcia lub kopii, podamy właściwy cykl oraz przewidywany termin zakończenia przechowywania w odpowiedzi na żądanie.
Usunięcie wpisu z widoku aplikacji i usunięcie wszystkich związanych z nim plików oraz kopii to różne czynności. Pełne usunięcie danych można zgłosić na kontakt@klasbus.pl. Sprawdzamy wtedy również powiązane załączniki i dane w usługach infrastruktury. Jeżeli część danych musi pozostać, wyjaśniamy, które dane, z jakiego powodu i do kiedy. Nie przechowujemy dokumentów firmowych bezterminowo wyłącznie na wypadek, że mogłyby się kiedyś przydać.
8. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
KlasBus korzysta z pamięci przeglądarki, w szczególności localStorage, do utrzymania logowania, wyboru przestrzeni firmy, języka, waluty i wyglądu oraz przechowywania pomocniczych danych potrzebnych do działania interfejsu. Mechanizmy niezbędne do wykonania żądanej usługi, np. utrzymania sesji, nie służą reklamie. Dodatkowe mechanizmy wymagające zgody mogą zostać uruchomione dopiero po jej udzieleniu.
Możesz usunąć dane strony w ustawieniach przeglądarki. Może to wylogować konto i zresetować preferencje. Wyloguj się po pracy na cudzym urządzeniu. Nie udostępniaj danych logowania i nie wysyłaj obsłudze hasła ani kodów uwierzytelniających.
9. Twoje prawa
Na zasadach określonych w RODO masz prawo do informacji i dostępu do danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie ze względu na swoją szczególną sytuację. Zgodę można wycofać w każdym czasie. Żądanie nie wymaga specjalnego formularza — napisz na kontakt@klasbus.pl i wskaż, czego dotyczy.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. Gdy jest to konieczne z uwagi na złożoność lub liczbę żądań, termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; o przyczynie i przedłużeniu informujemy w pierwszym miesiącu. Obsługa jest co do zasady bezpłatna. Wyjątki dotyczące żądań ewidentnie nieuzasadnionych lub nadmiernych stosujemy tylko w granicach RODO.
Przy uzasadnionych wątpliwościach możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości albo umocowania; nie wymagamy automatycznie przesyłania skanu dowodu osobistego. Prawa innych osób, obowiązki prawne i uzasadniona ochrona roszczeń mogą ograniczyć zakres usunięcia lub udostępnienia. Wyjaśnimy przyczynę odmowy i dostępne środki ochrony.
Jeżeli sprawa dotyczy danych powierzonych przez pracodawcę lub inną firmę, najlepiej skierować ją do tej firmy jako administratora. KlasBus pomaga jej w realizacji praw i przekazuje jej otrzymane żądanie w odpowiednim zakresie.
Możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — informacje i dane kontaktowe znajdują się na uodo.gov.pl. Wcześniejsze skontaktowanie się z KlasBus nie jest warunkiem złożenia skargi.
10. Bezpieczeństwo i automatyczne przetwarzanie
Ochrona obejmuje uwierzytelnianie użytkowników, rozdzielenie uprawnień przestrzeni firmowych, ograniczanie dostępu do prywatnych plików i szyfrowane połączenia. Użytkownik odpowiada za przyznawanie właściwych uprawnień swojemu zespołowi i za wprowadzanie danych, które wolno mu przetwarzać. Skany dokumentów powinny zawierać tylko potrzebne informacje; zbędne numery identyfikacyjne, podpisy i informacje o zdrowiu należy zasłonić przed przesłaniem. Standardowa usługa nie jest przeznaczona do przechowywania danych o wyrokach ani szczególnych kategorii danych bez odrębnego uzgodnienia.
Nie stosujemy w KlasBus podejmowania decyzji wyłącznie automatycznie, w tym profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub podobnie istotnie wpływało na osobę w rozumieniu art. 22 RODO. Zestawienia kosztów, harmonogramy i inne obliczenia wspierają użytkownika; nie zastępują decyzji pracodawcy. Przyznanie dostępu do pakietu następuje według wybranego abonamentu i jego potwierdzonego statusu.
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się funkcje, dostawcy lub wymagania prawne. Podajemy datę wersji, a o istotnych zmianach informujemy w aplikacji lub na adres konta przed rozpoczęciem nowego sposobu przetwarzania. Aktualizacja dokumentu nie zastępuje wymaganej zgody i nie ogranicza praw wynikających z przepisów. Treść można zapisać lub wydrukować z przeglądarki.